Blog

De stijl van een factuur wijzigen

Voor het genereren van de facturen, weekoverzichten, rapporten etc. beschikt de software over een template systeem. Dit systeem maakt het mogelijk eenmalig de opmaak en layout van een document te maken (een ‘template’) en deze vervolgens bij het genereren van de documenten te hergebruiken. De template bestanden kunnen in Microsoft Office Word, OpenOffice Writer en LibreOffice Writer gemaakt worden.

Bij de installatie van ZZ Desktop worden een aantal voorbeeld templates meegeleverd, deze templates kunnen als basis voor een nieuw template worden gebruikt. De voorbeeld templates zijn vanuit het venster voor het genereren van een factuur te openen door op de knop ‘Voorbeeld templates tonen’ te klikken.

image1

Open één van de voorbeeld templates en sla deze onder een nieuwe naam op om een nieuw factuur template te maken. Let er hierbij op dat het nieuwe bestand niet in dezelfde map als de voorbeeld templates wordt opgeslagen. Bij de installatie van een update wordt deze map overschreven en zouden eigengemaakte bestanden verloren kunnen gaan. De map ‘Mijn Documenten’ is een betere map om eigen templates op te slaan.

De stijl en opmaak van een template bestand is volledig vrij en naar eigen inzicht aan te passen. Bij het genereren van een factuur zal ZZ Desktop de stijl van het document intact laten en de berekende gegevens uit de administratie in de daarvoor bestemde velden in het template bestand invullen.

 

Microsoft Office Word templates

De map met voorbeeld templates bevat ook een aantal Word facturen, deze bestanden zijn te herkennen aan het Word icoontje en de .docx extensie: image2

Velden

Voor het koppelen van gegevens uit de administratie aan een factuur wordt gebruik gemaakt van zogenaamde velden. Tijdens het genereren van een factuur zal de ZZ Desktop software de velden in het template bestand vervangen door de berekende gegevens uit de administratie. Een veld wordt in Microsoft Word een ‘MergeField’ genoemd. Een MergeField is in een template bestand aan de opmaak te herkennen: <<$veldnaam>>

 

Een nieuw veld maken

Selecteer in Word de tab ‘Invoegen’ en klik vervolgens op ‘Snelonderdelen’, kies hier de optie ‘Veld…’

image3

 

Kies in het volgende venster in de lijst aan de linkerkant de optie ‘MergeField’ en vul in de veldnaam het gewenste veld in.

image4

Veldnamen dienen altijd met het $ (dollar) teken te beginnen. In de map met voorbeeld templates bevind zich een bestand met de naam ‘factuur velden.docx’, in dit bestand zijn alle beschikbare veldnamen voor een factuur terug te vinden.

 

Een veld bewerken

Klik met de rechtermuisknop op een veld en kies ‘Veld bewerken…’.

image5

Let op, dit menu bevat de opties ‘Veld bijwerken’ en ‘Veld bewerken…’, dit kan verwarrend zijn en eenvoudig tot een verkeerde keuze leiden.

Na het invoeren van een veld is het mogelijk om de weergegeven tekst in Word aan te passen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om in het veld te klikken en met behulp van backspace en delete karakters te verwijderen en nieuwe karakters in te voeren. Dit kan handig zijn om het template overzichtelijk te houden, het heeft echter geen invloed op de gegevens die door ZZ Desktop in het veld worden ingevuld. De opmaak die op een veld is toegepast wordt wel behouden bij het genereren van een factuur, zo is het onder andere mogelijk de tekstgrootte en kleur van een veld aan te passen.

Let er bij het wijzigen van de weergave van een veld op dat het vrij eenvoudig is om een veld onbedoeld te verwijderen, door de cursor achter het veld te plaatsen en vervolgens op backspace te drukken wordt een veld direct verwijdert.

 

Opties voor het genereren

 

De manier waarop ZZ Desktop de velden in het template bestand invult is met behulp van een aantal instellingen te beïnvloeden. Deze instellingen zijn te openen door in het venster voor het genereren van een factuur op de knop ‘Opties’ te klikken.

image6

Omdat bepaalde velden verschillende soorten gegevens kunnen bevatten is het niet mogelijk de opmaak van deze velden volledig in het template bestand te definiëren.
Het veld <<$factuurregels.aantal>> kan bijvoorbeeld zowel met een uren-totaal als een km-totaal worden gevuld. De opmaak van deze velden kan in het onderstaande venster worden aangepast.

image7

Het is onder andere mogelijk de volgende aanpassingen te maken:

  • Stijl van een datum
  • Aantal decimalen achter de komma voor uren, tarieven, bedragen etc.
  • Vrije tekst welke voor het veld wordt geplaatst
  • Vrije tekst welke achter het veld wordt geplaatst
Remco

Populaire berichten